Personvernerklæring

Vi i Tryggere Ruspolitikk vet at for mange av våre medlemmer og støttespillere er personvern og informasjonssikkerhet svært viktig. Derfor tar vi også personvern på dypt alvor, og det er viktig for oss at våre medlemmer, støttespillere og besøkende på nettsiden er trygge på at vi behandler personopplysningene med aktsomhet og i henhold til personvernlovgivningen.

Spørsmål om vår behandling av dine personopplysninger, krav om utlevering av hvilke opplysninger vi har lagret på deg og krav om sletting av personopplysninger kan rettes til post@rusreform.no.

GRUNNLEGGENDE OM BEHANDLINGEN AV PERSONOPPLYSNINGER

Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en identifiserbar enkeltperson. Som eksempel kan nevnes navn, adresse og telefonnummer. Behandling av personopplysninger er enhver bruk av personopplysninger, som for eksempel innsamling, registrering, sammenstilling, lagring og utlevering eller en kombinasjon av slike bruksmåter. All behandling av personopplysninger er underlagt personopplysningsloven og GDPR.

Tryggere Ruspolitikk er behandlingsansvarlig for all behandling av personopplysninger der vi selv bestemmer formålet med behandlingen av opplysningene og de virkemidlene vi benytter til dette. I denne personvernerklæringen kan du lese mer om behandlingene Tryggere Ruspolitikk er behandlingsansvarlig for.

NÅR SAMLER VI INN PERSONOPPLYSNINGER?

Vi behandler i hovedsak opplysninger om deg i følgende tilfeller:

Du har sendt oss en henvendelse på epost, telefon, eller via våre sosiale medie-kanaler
Du har meldt deg på et arrangement
Du abonnerer på vårt nyhetsbrev
Du melder deg inn i foreningen
Du donerer penger gjennom Vipps, Facebook eller ved bankoverføring
Du registrerer at du ønsker skattefradrag for donasjoner
Du deltar i en spørreundersøkelse
Du har søkt jobb hos oss
Du er journalist og har tatt kontakt med oss for en uttalelse
Du besøker en av våre nettsider (rusreform.no, rusopplysningen.no, rusvakta.no straffskader.no, omsorgnorge.no, rusreformkonferansen.no, nordicreform.com og saferdrugpolicies.com)

Vi kan også motta opplysninger om deg fra andre i følgende tilfeller:

En jobbsøker har angitt deg som referanse
Du meldes inn i foreningen av noen andre

Tryggere Ruspolitikk bruker eksterne leverandører for drift av medlemssystem, utsendelse av nyhetsbrev, billettsalg i forbindelse med arrangementer, pengetransaksjoner, skyløsninger, internkommunikasjon, pressemeldinger og epostløsning. Vi bruker bare etablerte leverandører av disse tjenestene, og særlig sensitive opplysninger lagres og behandles utelukkende lokalt på tiltrodde ansattes datamaskin.

BESØK PÅ VÅRE NETTSIDER

Informasjonskapsler (cookies)

Informasjonskapsler er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Noen av informasjonskapslene er nødvendige for at ulike tjenester på nettsiden vår skal fungere. Behandlingsgrunnlaget for å bruk av disse informasjonskapslene er derfor personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b, som tillater oss å behandle opplysninger for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i.

I tillegg benytter Tryggere Ruspolitikk informasjonskapsler for å analysere bruken av våre nettsider. Disse informasjonskapslene vil ikke lagres på datamaskinen med mindre du har samtykket til det.

Du kan lese mer om informasjonskapsler som er i bruk på våre nettsider i vår cookie-erklæring.

Webanalyse

Vi benytter Google Analytics for websporing og webanalyse. Bruk av dette verktøyet innebærer at det midlertidig lagres informasjonskapsler på datamaskinen din, for å spore aktiviteten på tvers av ulike økter og mellom ulike undersider. I tillegg har nettsidebyggerne Squarespace og Tilda egne analyseverktøy, som baserer seg på logger fra webservere og informasjonskapsler. Vi har implementert verktøyet på nettsiden på en slik måte at informasjonen sendt til analyseverktøyet blir umiddelbart anonymisert, slik at den ikke kan spores tilbake til en bestemt ip-adresse.

Bruk av informasjonskapsler til webanalyse vil være samtykkebasert, og behandlingsgrunnlaget er dermed personvernforordningen artikkel 6. nr. 1 bokstav a, som tillater oss å behandle opplysninger som den registrerte har samtykket til at vi behandler.

Statistikk fra webserver

Tryggere Ruspolitikk benytter nettsidebyggerene Squarespace til nettsiden rusreform.no og Tilda til nettsidene rusopplysningen.no, rusvakta.no straffskader.no, omsorgnorge.no, rusreformkonferansen.no, nordicreform.com og saferdrugpolicies.com. Disse tjenestene benytter logger fra sine webservere for å generere anonym statistikk over besøk på nettsidene. Denne statistikken gjør at vi kan forbedre informasjonen på nettsiden vår. Informasjonen inneholder forskjellige variabler, som hvilken side du har besøkt, dato og tidspunkt for besøk samt teknisk informasjon om enheten din. Med mindre du samtykker til dette, vil det ikke lagres informasjonskapsler på maskinen din, og disse loggene kan derfor ikke brukes for å spore aktivitet på tvers av økter. I praksis vil det ikke være mulig å identifisere de besøkende fra de resterende parameterne. Derfor er statistikken anonym. Denne informasjonen kan derfor ikke knyttes til deg som enkeltperson.

Behandlingsgrunnlaget for generering av anonym statistikk er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å forbedre og videreutvikle informasjon på våre nettsider.

Tilbakemeldingsfunksjoner

Under artiklene på rusopplysningen.no finner du en funksjon der du kan gi tilbakemelding om du fant informasjonen du lette etter eller ikke, eller om du har innspill til forbedringer til innholdet på nettsiden.

Funksjonen brukes ikke til veiledning, og vi ber deg derfor om å ikke registrere spørsmål som du ønsker svar på her. Vi ber deg også om ikke å skrive inn opplysninger om deg eller andre.

Vi gjennomgår tilbakemeldingene manuelt på periodisk basis. Tilbakemeldingene slettes så snart de er gjennomgått, og automatisk etter det har gått 30 dager.

Behandlingsgrunnlaget for behandling av personopplysninger gjennom tilbakemeldingsfunksjonene er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Vår berettigede interesse er å tilby innhold som dekker publikums informasjonsbehov.

MEDLEMSREGISTER

Når du registrerer deg som medlem hos oss vil du oppgi en del data som lagres av oss. Disse opplysningene lagres i databasen til leverandør av medlemssystemet for at vi skal kunne forvalte ordningen. Medlemssystemet leveres av SmartOrg. Du kan lese mer om hvordan SmartOrg behandler dine data i deres personvernerklæring.

Våre medlemslister er konfidensielle og skal aldri utleveres til andre enn de som har fått tilgang gjennom sitt verv eller engasjement i organisasjonen, teknisk personell eller der det følger av en rettslig forpliktelse. Tilgang til hele medlemsregisteret har bare utvalgte ansatte i sekretariatet, samt teknisk personell hos SmartOrg. I forbindelse med gjennomføring av årsmøter kan tillitsvalgte i våre lokallag få tilgang til uttrekk av medlemsregisteret med opplysninger om hvem som er registrert som medlemmer av det bestemte lokallaget. Tillitsvalgte kan også få tilgang til opplysninger som er nødvendige for å kontakte medlemmer i forbindelse med innbetaling av medlemskontingent. I tillegg kan revisor bli gitt innsyn i medlemsregisteret i forbindelse med revisorattestering av medlemstall, hvilket kreves for å få innvilget driftstilskudd.

Via SmartOrg sin medlemsportal er det mulig å både få innsyn i og endre hvilke opplysninger vi har lagret om deg i medlemsregisteret. Du kan også få innsyn i hvilke personopplysninger vi har lagret om deg ved å sende en e-post til post@rusreform.no.

Tilgang til medlemsregisteret i SmartOrg er forbeholdt enkelte kontoer som tilhører ansatte eller teknisk personell. Disse kontoene er beskyttet med tofaktorautentisering. I forbindelse med revisorattestering av medlemstall og gjennomføring av årsmøter kan vi foreta uttrekk av medlemsregisteret som lagres midlertidig lokalt på ansattes datamaskiner og hos vår leverandør av skytjenester. Disse midlertidige filene slettes umiddelbart når de ikke lenger trengs til rapportering eller for gjennomføringen av årsmøtet. Filer med uttrekk av medlemsregisteret deles aldri ukryptert over e-post, og i tilfeller der vi er nødt til å sende et uttrekk av medlemsregisteret over e-epost, vil det alltid være kryptert med passord.

Behandlingsgrunnlaget for behandling av opplysninger i forbindelse med medlemsregistrering er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a, altså samtykke. Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke ved å melde deg ut. Utmelding sendes til post@rusreform.no.

Opplysningene i medlemsregisteret utgjør underlag for våre søknader om driftstilskudd fra Helsedirektoratet, og Helsedirektoratet krever at vi lagrer disse opplysningene i 10 år. Enkelte opplysninger vil derfor lagres også etter utmelding, men da i pseudonymisert format, slik at noen med tilgang til medlemsregisteret ikke vil kunne identifisere hvem som har vært medlem.

Behandlingsgrunnlaget for behandling av opplysninger i forbindelse med regnskapsføring, revisorattestering og rapportering, herunder lagring av opplysninger i inntil 10 år for å etterleve krav fra Helsedirektoratet, er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c, som tillater behandling som er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser.

Øvrig behandling av opplysninger i forbindelse med drift av medlemssystemet, slik som å sende ut fakturaer for medlemskontingent, sende påminnelser om å betale medlemskontingent, sende ut nyhetsbrev, innkalle til årsmøter, lage oversikter over hvem som er tilknyttet hvert enkelt lokallag o.l., følger av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter. De aktuelle berettigede interessene er å forvalte medlemsordningen for å ivareta medlemmets demokratiske rettigheter, å sørge for at de som ønsker å være medlem betaler medlemskontingenten, samt å informere våre medlemmer om relevante arrangementer og aktiviteter.

DONASJONER OG SKATTEFRADRAG

Hvis du donerer til oss via Vipps vil navnet ditt lagres sammen med transaksjonsdetaljene i VippsPortalen, som er tilgjengelig for utvalgte ansatte i Tryggere Ruspolitikk. Du kan lese mer om Vipps’ behandling av dine personopplysninger i deres personvernerklæring. Hvis du donerer til oss via Facebook vil transaksjonen tilknyttes brukerprofilen din, og disse vil lagres sammen i vår transaksjonshistorikk.

Hvis du donerer til oss gjennom bankoverføring kan i enkelte tilfeller ditt navn dukke opp i transaksjonsoversikten. I tillegg vil banken vite hvem som eier kontoen pengene overføres fra. Bankene kan behandle disse opplysningene for å hindre svindel, hvitvasking og annen økonomisk kriminalitet.

I forbindelse med registrering av donasjoner i skattefradragsordningen vil du i tillegg bli bedt på om å oppgi fødselsnummer. Dette er nødvendig for at vi skal kunne rapportere inn din donasjon til skattemyndighetene. Opplysningene vil behandles strengt konfidensielt, og slettes så snart de ikke lenger trengs i forbindelse med rapporteringen.

Behandlingsgrunnlaget for behandling av opplysninger i forbindelse med donasjoner og skattefradrag er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav, altså samtykke, og bokstav c, som tillater behandling som er nødvendig for å oppfylle vår rettslige forpliktelse overfor skattemyndighetene.

NYHETSBREV

Hvis du blir medlem eller melder deg på vårt nyhetsbrev vil navn, epostadresse, fylke og påmeldingskanal registreres i MailChimp. Vi bruker MailChimp til å sende nyhetsbrev for å oppdatere deg om årsmøter, temamøter, konferanser el. andre aktiviteter, informere deg om aktuelle kampanjer, sende ut kampanjekoder, oppfordre til deltagelse i spørreundersøkelser, eller for å holde deg oppdatert på hva vi jobber med og den politiske situasjonen. Du kan melde deg av når du vil ved å trykke på “Unsubscribe”, som står nederst i nyhetsbrevet. For å finne ut mer om MailChimps behandling av dine personopplysninger, kan du lese deres personvernerklæring.

Behandlingsgrunnlaget for behandling av e-postadressen din i tilknytning til nyhetsbrevet vårt er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a, altså samtykke. Du kan når som helst trekke samtykket tilbake ved å melde deg av nyhetsbrevet. At du trekker ditt samtykke vil ikke påvirke lovligheten av behandlingen av personopplysninger som skjedde før du trakk samtykket tilbake.

PÅMELDING TIL ARRANGEMENTER

Tryggere Ruspolitikk benytter Facebook for påmelding til gratis temamøter uten billetter. Når du melder deg på et temamøter via Facebook vil du bli oppført som deltagende på arrangementet, og andre deltagere vil kunne se brukerprofilen din blant de som står oppført som deltagere.

Ved billettsalg benytter vi Hoopla som leverandør av billettsystemet. I forbindelse påmelding til et arrangement med billettsalg vil vi be om opplysninger slik som navn, kontaktinformasjon, arbeidssted, eventuelle allergier og om man samtykker til å få informasjon om kommende arrangementer. Formålet med opplysningene er å gi informasjon til deltakerne, administrere og tilrettelegge arrangementer, utarbeide deltakerlister til deltakerne og sende et tilbakemeldingsskjema til deltakerne i etterkant av arrangementet. Opplysninger som utgjør underlag enten for regnskapet eller for rapportering til Helsedirektoratet, slik at som transaksjonsoversikt og oversikt over antallet deltakere, vil lagres i inntil ti år for å etterleve Helsedirektoratets krav til oppbevaring av dokumentasjon som utgjør underlag for rapporteringen. Øvrige opplysninger lagres til arrangementet er avsluttet og tilbakemeldingsskjemaet er sendt ut, med mindre deltakeren samtykker til noe annet.

Behandlingsgrunnlaget for behandling av personopplysninger i forbindelse med er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. De berettigede interessene er å avvikle arrangementer, samt forbedre gjennomføringen av arrangementene. Dersom deltakeren også samtykker til videre lagring av personopplysninger for å bli gjort oppmerksom på kommende arrangementer, er behandlingsgrunnlaget artikkel 6 nr. 1 bokstav a. Behandlingsgrunnlaget for lagring av opplysninger som utgjør underlag for regnskapsrapportering og rapporteringen til Helsedirektoratet, er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c, som tillater behandling som er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser.

DELTAGELSE I SPØRREUNDERSØKELSER

Tryggere Ruspolitikk ønsker å bidra til økt kunnskap om rusmiddelbruk og personer som bruker ulike rusmidler, både for å informere vårt politiske arbeid for å videreutvikle den generelle kunnskapen på feltet. I den sammenheng gjennomfører vi fra tid til annen spørreundersøkelser gjennom våre nettsider og sosial medier-kanaler, der opplysningene vi samler inn både kan brukes i vårt eget utviklingsarbeid eller gjøres tilgjengelig for uavhengige forskere. Vi kan også gjøre våre plattformer tilgjengelige for uavhengige forskningsprosjekter som ønsker å bruke disse for å rekruttere respondenter.

Til undersøkelsene vi selv gjennomfører benytter vi verktøyet SurveyMonkey. For mer informasjon om hvordan SurveyMonkey behandler dine opplysninger, kan du lese deres personvernverklæring.

Disse spørreundersøkelsene er i utgangspunktet anonymisert, som vil si at vi ikke samler inn noen personopplysninger eller annen informasjon som kan brukes for å identifisere en bestemt respondent, heller ikke ip-adresser. Vi oppfordrer respondenter til å ikke oppgi personopplysninger eller annen identifiserende informasjon i fritekstfeltene. Oppføringen med identifiserende informasjon vil slettes fortløpende. Enhver behandling av personopplysninger kan kun gjøres etter informert samtykke, og behandlingsgrunnlaget for denne behandlingen er følgelig personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a.

KONTAKT OG HENVENDELSER

Hvis du kontakter oss på epost eller gjennom våre sosiale medier-kanaler vil din kontaktinformasjon samt innhold av epost eller melding lagres i epostklienten eller på plattformen du kontakter oss på. Vi ber om at særlige kategorier personopplysninger ikke sendes ukryptert per e-post eller melding. Henvendelser som innebærer utveksling av slike opplysninger bør kun gjøres over telefon eller gjennom en kryptert meldingstjeneste. Flere av de ansatte har installert den krypterte meldingstjenesten Signal for mottakelse av slike henvendelser. Henvendelser gjennom krypterte meldingstjeneste vil slettes umiddelbart etter de er mottatt og eventuelt besvart.

Når du ringer oss, vil ditt telefonnummer bli lagret sammen med opplysninger om når du ringte og hvor lenge samtalen varte på den ansattes telefon og hos den ansattes telefonoperatør. Loggen lagres i tre måneder. Loggen lagres for å kunne følge opp telefonsamtaler ved behov, for eksempel for å ringe opp personer som har kontaktet oss for å gi presiseringer eller be om mer informasjon.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter. Den berettigede interessen er å kunne følge opp telefonsamtaler og henvendelser på e-post og melding ved behov.

MEDIEOVERSIKT

Tryggere Ruspolitikk fører en oversikt over hvilke journalister vi har vært i kontakt med og hvilken tematikk henvendelsen gjaldt. Formålet med oversikten er å ha kontaktinformasjon i fall det er nødvendig med oppfølging, samt ha oversikt over hvilke journalister som kan være interessert i å skrive om temaene vi jobber med. Journalistens kontaktopplysninger lagres i fem år.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter. Den berettigete interessen er å kommunisere om ruspolitikk på en effektiv måte.

JOBBSØKERE

Dersom du søker jobb hos Tryggere Ruspolitikk, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad. Ansettelsesprosessen innebærer behandling av de opplysningene du oppgir til oss gjennom dokumentene du sender oss, blant annet søknad, CV, vitnemål og attester. I tillegg til eventuelle intervju, kan Tryggere Ruspolitikk også gjennomføre egne undersøkelser, typisk samtaler med jobbsøkerens referanser.

For å vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og ringe referanser er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Denne bestemmelsen tillater oss å behandle personopplysninger når det er nødvendig for å gjennomføre tiltak på jobbsøkers anmodning før en avtale inngås. Ved å søke på stillingen og laste opp dokumenter anser vi at jobbsøkeren ber oss vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og ringe referanser med sikte på å inngå en arbeidsavtale.

Dersom vi gjør egne undersøkelser ut over dette, for eksempel å kontakte noen som har utstedt en attest, men som ikke er oppgitt som referanse, er behandlingsgrunnlaget for slike undersøkelser personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter. Den berettigete interessen er å finne rett kandidat til stillingen.

Du behøver ikke å oppgi særlige kategorier av personopplysninger i søknaden din eller på intervju. Du kan imidlertid velge å gjøre det. Vårt behandlingsgrunnlag er da personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a, altså ditt eksplisitte samtykke, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav a. Du kan når som helst trekke tilbake dette samtykket. At du trekker ditt samtykke vil ikke påvirke lovligheten av behandlingen av personopplysninger som skjedde før du trakk samtykket tilbake.

DINE RETTIGHETER SOM REGISTRERT

Dersom du har spørsmål om hvordan vi behandler dine personopplysninger kan du sende en e-post til post@rusreform.no. Du har krav på at vi innfrir dine rettigheter uten unødige opphold og senest innen 30 dager.

Rett til innsyn

Du har rett til innsyn på om vi behandler opplysninger om deg, og dersom dette er tilfellet har du rett til innsyn i hvilke opplysninger vi behandler og hvordan vi behandler dem.

Du kan lese mer om retten til innsyn på Datatilsynet sine sider.

Rett til retting

Du har rett til at vi retter feil i opplysninger vi har om deg.

Du kan lese mer om retten til retting på Datatilsynet sine sider.

Rett til sletting (rett til å bli glemt)

I visse situasjoner kan du kreve at vi sletter opplysninger vi har lagret om deg.

Du kan lese mer om når du har rett til sletting på Datatilsynet sine sider.

Rett til begrensing

I noen situasjoner har du rett til å be oss om å begrense behandlingen av personopplysninger om deg.

Du kan lese mer om når du har rett til å be om begrenset behandling på Datatilsynet side sider.

Rett til dataportabilitet

Du har retten til å få utlevert opplysningene vi har om deg og gjenbruke disse hos andre systemer og tjenester. Denne retten gjelder kun hvis opplysningene er samlet inn basert på samtykke eller kontrakt.

Du kan lese mer om retten til dataportabilitet på Datatilsynet sine sider.

Rett til å klage

Dersom du mener at vi ikke overholder reglene i personopplysningsloven har du rett til å klage. Du kan ta kontakt med oss ved å sende en e-post til post@rusreform.no. Du kan også klage til tilsynsmyndigheten, som er Datatilsynet.